Simplification des processus
Gain de temps grâce à l'automatisation / la digitalisationL’objectif
Un client existant nous a contactés pour nous demander de l’aide.
Chaque année, ils doivent rassembler et comparer des données provenant de différentes sources et disponibles dans différents formats (Excel, fichiers texte, fichiers CSV). Ces données sont ensuite analysées et un rapport est établi, dans lequel les données peuvent être comparées en un coup d’œil.
Actuellement, ce travail se fait manuellement, à l’aide d’Excel. Il s’agit d’une tâche très longue et répétitive.
La question était donc de savoir si nous pouvions automatiser ce processus afin que les collaborateurs puissent consacrer leur temps à d’autres tâches.
Alerte spoiler ! Oui, nous avons pu le faire 😊
Situation actuelle
Chaque mois, notre client reçoit plus de 40 fichiers texte. Certains d’entre eux doivent être assemblés à la fin de l’année, d’autres par trimestre, par semestre ou encore tous les trois mois.
Les données sont ensuite complétées et calculées à l’aide d’informations provenant d’une autre source de données. Ces calculs sont à leur tour transférés dans un fichier avec des données provenant à nouveau d’une autre source de données, où ils sont ensuite comparés.
Comme vous pouvez le constater, le sujet est très complexe et vous pouvez donc imaginer qu’il faut beaucoup de temps pour effectuer ces étapes manuellement, même si l’on utilise des formules dans Excel.
Le défi
Étant donné que les données proviennent de différentes sources et qu’il existe différents formats de fichiers, plusieurs défis se sont posés à l’ensemble.
Il y a par exemple le fait que les séparateurs des chiffres ne sont pas les mêmes dans tous les fichiers. Cela pose des problèmes lors de l’évaluation et du calcul.
Ou alors, selon les paramètres de Windows, les séparateurs d’une date sont différents, ou encore Excel a tendance à interpréter les chaînes de caractères comme des chiffres et non comme du texte.
Tout cela est surveillé dans notre programmation et adapté en conséquence, de sorte que le fichier puisse également être exécuté sur différents PC sans que l’utilisateur n’ait à adapter quoi que ce soit.
Le résultat
Selon les indications du client, notre programmation lui permet d’économiser environ deux semaines. Cela représente 10 jours de travail que les utilisateurs peuvent consacrer à d’autres activités.
Un autre avantage est que cette simplification permettra à l’avenir d’effectuer sans problème des calculs intermédiaires pour effectuer des contrôles aléatoires. Ainsi, il est possible de travailler de manière proactive et de ne pas attendre la fin de l’année pour constater d’éventuelles différences dans les enregistrements, ce qui rendrait la tâche plus stressante pour obtenir les données corrigées nécessaires pour la facturation.
Nous sommes toujours très heureux de pouvoir aider nos clients à simplifier leur travail et nous les remercions chaleureusement de leur confiance.