Digitalisation / automatisation

… nous était déjà familière dans le cadre d‘autres projets menés chez différents clients. Il s’agit d’obtenir des données dans un certain format et de les traiter pour les utiliser ou les stocker dans un autre format.

…le client reçoit chaque semaine un grand nombre de fichiers texte contenant un nombre variable « d’articles ».

De chacun de ces fichiers texte, des données individuelles sont extraites de différentes colonnes et traitées pour former une facture qui est enregistrée au format PDF.

Jusqu’à présent, la procédure consiste à copier progressivement les données nécessaires à partir des fichiers texte et à les coller dans Excel. Ensuite, le fichier est enregistré au format PDF. Ensuite, un e-mail est créé, le destinataire étant sélectionné dans une liste et copié. Le PDF est joint et l’e-mail est envoyé.

Il s’agit d’une tâche longue, répétitive et ennuyeuse qui prend inutilement beaucoup de temps.

Après avoir analysé le flux de travail, nous avons proposé un nouveau processus au client et l’avons ensuite mis en œuvre.

Il suffit désormais de sélectionner le fichier texte et l’emplacement de stockage du fichier PDF. Les données nécessaires sont automatiquement reprises du fichier texte et le PDF est créé. Ensuite, un e-mail est automatiquement généré, le document est joint et le destinataire ainsi que l’objet et le texte de l’e-mail sont automatiquement remplis. À la fin, le client peut vérifier le fichier PDF et ensuite envoyer l’e-mail.

Il en résulte un gain de temps considérable et notre client a été très heureux de cette facilité.