Vereinfachung von Prozessen
Zeitgewinn durch Automatisierung / DigitalisierungDas Ziel
Ein bestehender Kunde hat uns kontaktiert und um Hilfe gebeten.
Jedes Jahr müssen sie Daten zusammenfügen und vergleichen, die aus unterschiedlichen Quellen kommen und in verschiedenen Formaten vorliegen (Excel, Textdateien, CSV-Dateien). Diese Daten werden dann ausgewertet und am Ende wird ein Bericht erstellt, indem die Daten, auf einen Blick, verglichen werden können.
Aktuell wird diese Arbeit manuell, mit Hilfe von Excel gemacht. Dies ist eine sehr zeitintensive und repetitive Aufgabe.
Die Frage war nun, ob wir diesen Prozess automatisieren könnten, damit die Mitarbeiter ihre Zeit anderen Aufgaben widmen können.
Spoiler Alarm! Ja, das konnten wir 😊
Aktuelle Situation
Jeden Monat bekommt unser Kunde über 40 Textdateien. Manche davon müssen am Ende des Jahres zusammengefügt werden, andere aber pro Trimester, Semester oder aber auch alle 3 Monate.
Die Daten werden dann mit Informationen aus einer anderen Daten-Quellen vervollständigt und berechnet. Diese Berechnungen werden wiederum mit Daten, die aus einer weiteren Daten-Quelle kommen, in eine Datei übertragen, wo sie dann verglichen werden.
Sie merken schon, das Thema ist sehr komplex und somit können Sie sich sicher vorstellen, das es sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, diese Schritte manuell durch zu führen, auch wenn man Formeln in Excel nutzt.
Die Herausforderung
Da die Daten aus unterschiedlichen Quellen kommen und es unterschiedliche Dateiformate gibt, ergaben sich mehrere Herausforderungen bei dem Ganzen.
Da wäre zum Beispiel die Tatsache, dass die Trennzeichen der Zahlen nicht in allen Dateien gleich sind. Dies bringt Probleme beim Auswerten und Berechnen.
Oder aber, dass je nach Einstellung in Windows, die Trennzeichen eines Datums unterschiedlich sind, oder, dass Excel dazu neigt, Zeichenfolgen als Zahlen, anstelle von Text zu interpretieren.
All das wird in unserer Programmierung überwacht und entsprechend angepasst, sodass die Datei auch auf unterschiedlichen PC’s ausgeführt werden kann, ohne dass der Nutzer etwas anpassen muss.
Das Resultat
Nach eigenen Angaben bringt unsere Programmierung dem Kunde eine Zeitersparnis von ungefähr 2 Wochen. Das sind 10 Arbeitstage, die die Anwender mit anderen Tätigkeiten verbringen können.
Ein weiterer Vorteil ist, dass durch diese Vereinfachung es in Zukunft ohne weiteres möglich ist, zwischendurch Berechnungen durchzuführen, um Stichproben zu machen. Somit kann auch proaktiv gearbeitet werden und eventuelle Unterschiede in den Datensätzen fallen nicht erst am Jahresende auf, wo es dann stressig wird, um berichtigte Daten zu bekommen, die für die Abrechnung benötigt werden.
Es freut uns immer sehr, wenn wir unseren Kunden helfen können ihre Arbeit zu vereinfachen und wir danken herzlich für das Vertrauen.