Digitalisierung / Automatisierung

… war uns bereits von anderen Projekten bei verschiedenen Kunden bekannt. Es geht darum, Daten in einem bestimmten Format zu erhalten und sie weiterzuverarbeiten, um sie in einem anderen Format zu nutzen oder zu speichern.

… erhält der Kunde jede Woche eine Vielzahl von Textdateien mit unterschiedlicher Anzahl von „Artikeln“.

Aus jeder dieser Textdateien werden einzelne Daten aus verschiedenen Spalten entnommen und zu einer Rechnung verarbeitet, die als PDF gespeichert wird.

Der bisherige Ablauf besteht darin, die erforderlichen Daten schrittweise aus den Textdateien zu kopieren und in Excel einzufügen. Anschließend wird die Datei als PDF gespeichert. Danach wird eine E-Mail erstellt, wobei der Empfänger aus einer Liste ausgewählt und kopiert wird. Die PDF wird angehängt, und die E-Mail wird versendet.

Dies ist eine zeitaufwändige, repetitive und langweilige Aufgabe, die unnötig viel Zeit in Anspruch nimmt.

Nach einer Analyse des Arbeitsablaufs haben wir dem Kunden einen neuen Prozess vorgeschlagen und diesen dann umgesetzt.

Nun genügt es, die Textdatei und den Speicherort der PDF-Datei auszuwählen. Die erforderlichen Daten werden automatisch aus der Textdatei übernommen, und das PDF wird erstellt. Anschließend wird automatisch eine E-Mail generiert, das Dokument wird angehängt, und der Empfänger sowie der Betreff und der Text der E-Mail werden automatisch ausgefüllt. Am Ende kann der Kunde die PDF-Datei überprüfen und dann die E-Mail versenden.

Dies führt zu erheblichem Zeitgewinn, und unser Kunde hat sich über diese Erleichterung sehr gefreut.